Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Introducción

Agencia Total, en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes, presenta esta Política de Tratamiento de Datos Personales con el fin de informar a los titulares sobre el manejo, finalidades, derechos y procedimientos relacionados con su información personal. Esta política aplica para todos los datos recopilados a través de nuestro sitio web, formularios de contacto, chatbot, WhatsApp, correo electrónico y cualquier otro canal de comunicación.

2. Definiciones

Para efectos de esta política, se entiende por:

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial, orientación política, salud, vida sexual, datos biométricos, entre otros).
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión).
• Responsable del Tratamiento: persona que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. En este caso, Agencia Total.
• Encargado del Tratamiento: persona que realiza el tratamiento por cuenta del Responsable (ej. proveedores de hosting, pasarelas de pago).
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento.

3. Responsable del Tratamiento

4. Marco Legal

El tratamiento de datos personales se realiza en cumplimiento de la Constitución Política de Colombia (Artículo 15), la Ley Estatutaria 1581 de 2012 (Régimen General de Protección de Datos Personales), el Decreto 1377 de 2013 (reglamentario de la Ley 1581), el Decreto 090 de 2018 (modificatorio del Registro Nacional de Bases de Datos), las circulares de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y demás normas concordantes y complementarias.

5. Principios Aplicables al Tratamiento

El tratamiento de datos personales por parte de Agencia Total se rige por los siguientes principios:

• Legalidad: el tratamiento se sujeta a las disposiciones legales vigentes.
• Finalidad: los datos se recolectan para finalidades legítimas, explícitas e informadas al titular.
• Libertad: el tratamiento solo puede ejercerse con consentimiento previo, expreso e informado.
• Veracidad o calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.
• Transparencia: se garantiza al titular el derecho a obtener información sobre sus datos en cualquier momento.
• Acceso y circulación restringida: el tratamiento se limita al titular y a personas autorizadas.
• Seguridad: se adoptan medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger la información.
• Confidencialidad: todas las personas que intervienen en el tratamiento están obligadas a guardar reserva sobre la información.

6. Datos Personales que Recopilamos

Recopilamos los siguientes datos personales con autorización previa, expresa e informada del titular:

• Datos de identificación: nombre completo, número de identificación (cédula, NIT).
• Datos de contacto: correo electrónico, número de teléfono/WhatsApp.
• Datos del negocio: nombre de la empresa, tipo de negocio, requerimientos del proyecto.
• Datos de navegación: dirección IP, tipo de navegador, páginas visitadas, cookies técnicas.
• Historial de comunicaciones: mensajes enviados a través del chatbot, WhatsApp o formularios.
• Datos transaccionales: pagos realizados, estados de cuenta y referencias de pasarelas (no se almacenan datos completos de tarjetas).

7. Datos Sensibles y de Menores de Edad

Agencia Total NO recolecta datos sensibles (origen racial, orientación política, convicciones religiosas, datos de salud, vida sexual, datos biométricos) salvo que sean estrictamente necesarios y se cuente con autorización expresa y separada del titular. Tampoco solicitamos ni tratamos deliberadamente datos personales de niños, niñas y adolescentes. En caso de identificar el registro de un menor de edad, sus datos serán suprimidos de inmediato salvo autorización expresa de sus representantes legales y siempre que el tratamiento responda al interés superior del menor (art. 7 Ley 1581 de 2012).

8. Autorización del Titular

La autorización del titular se obtiene de manera previa, expresa e informada al diligenciar formularios, aceptar casillas de verificación, enviar mensajes a través del chatbot, contactar por WhatsApp o correo electrónico, o suscribir contratos con Agencia Total. El titular podrá revocar su autorización en cualquier momento, salvo cuando exista un deber legal o contractual que impida su supresión.

9. Finalidad del Tratamiento

Los datos personales serán utilizados para las siguientes finalidades:

• Gestionar y dar seguimiento a las solicitudes de cotización y proyectos.
• Elaborar y enviar propuestas comerciales, contratos y documentos relacionados.
• Prestar los servicios de desarrollo web e inteligencia artificial contratados.
• Mantener comunicación sobre el estado de los proyectos a través del Panel de Cliente, correo y WhatsApp.
• Procesar pagos, gestionar la facturación y emitir comprobantes electrónicos.
• Enviar información relevante sobre actualizaciones, mantenimiento, soporte técnico y comunicaciones comerciales (estas últimas, sujetas a autorización separada).

10. Derechos del Titular

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

11. Procedimiento para Ejercer Derechos

Para ejercer cualquiera de sus derechos, el titular podrá enviar una solicitud al correo electrónico agenciatotalco@gmail.com, indicando: (a) nombre completo y documento de identidad, (b) descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo, (c) dirección de correo electrónico para notificaciones, y (d) documentos que soporten la solicitud. Agencia Total dará respuesta a consultas en un término máximo de diez (10) días hábiles y a reclamos en quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo, de conformidad con los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012. Si el titular no recibe respuesta satisfactoria, podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co).

12. Transferencia y Transmisión de Datos

Agencia Total podrá compartir los datos personales con encargados del tratamiento (proveedores de hosting, correo electrónico, pasarelas de pago, mensajería instantánea y servicios de inteligencia artificial) que sean necesarios para la prestación de nuestros servicios. Estos terceros están obligados contractualmente a mantener la confidencialidad y seguridad de la información y a tratarla únicamente conforme a las finalidades autorizadas. No vendemos, comercializamos ni alquilamos información personal a terceros. Algunos proveedores pueden estar ubicados fuera de Colombia, lo que implica una transferencia internacional de datos amparada por la autorización del titular.

13. Seguridad de los Datos

Implementamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, alteración, pérdida, divulgación o destrucción. Entre otras: protocolos HTTPS/TLS, almacenamiento en bases de datos con control de acceso, copias de respaldo, hashing de contraseñas y monitoreo de seguridad. Pese a ello, ningún sistema es completamente infalible y el titular reconoce este riesgo inherente al tratamiento digital.

14. Uso de Cookies

Nuestro sitio web utiliza cookies y tecnologías similares para mejorar la experiencia del usuario, recordar preferencias, analizar tráfico y personalizar contenido. Se utilizan cookies estrictamente necesarias (sesión, autenticación), de preferencias y analíticas. El usuario puede configurar su navegador para rechazar cookies, aunque esto podría afectar algunas funcionalidades del sitio. Al continuar navegando, el usuario acepta el uso de cookies conforme a esta política.

15. Vigencia de la Política y Conservación de los Datos

Esta política rige a partir de su fecha de publicación. Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades descritas y mientras exista una relación contractual o comercial. Una vez finalizada la relación, los datos serán conservados por el término legal exigido para efectos contables, fiscales y probatorios (hasta diez años, según el artículo 28 del Código de Comercio), y posteriormente serán suprimidos de forma segura.

16. Modificaciones a la Política

Agencia Total se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento, especialmente para adaptarse a cambios normativos, ajustes en los servicios o mejoras en los procesos de seguridad. Las modificaciones serán publicadas en esta misma página y comunicadas al titular cuando los cambios sean sustanciales. La fecha de última actualización siempre estará visible al inicio del documento.

17. Aceptación de la Política

Al proporcionar sus datos personales a través de nuestros formularios, chatbot, WhatsApp, correo electrónico o cualquier otro canal, el titular declara haber leído, entendido y aceptado expresamente esta Política de Tratamiento de Datos Personales y autoriza a Agencia Total a tratar su información conforme a lo aquí dispuesto. Si tiene dudas o inquietudes, puede contactarnos en cualquier momento al correo agenciatotalco@gmail.com.